О продуктивности и тайм-менеджменте, v1.0

Disclaimer: расписание для человека, а не человек для расписания.

Поводом перетрясти свою систему стал, во-первых, традиционно Новый год, во-вторых, падение внешнего жёсткого диска — похоже, насмерть, судя по результатам диагностик в двух разных сервисах. На внешнем жёстком диске были некоторые нигде больше незабекапленные фото, некоторые исходники презентаций для рабочего портфолио и вся оффлайновая музыкальная библиотека в т ч для синхронизации с iPhone — поэтому у меня на скриншотах есть контентные дыры, но структура от этого принципиально не меняется.

Верхнеуровневое деление

Вся моя жизнь делится на 8 направлений деятельности (не в порядке приоритета):

• Wellbeing (maintenance мясного мешка: физическое и ментальное здоровье)
• Spiritual Life (здесь активности в спектре от исследования искусства до благотворительности; сюда же отношу путешествия)
• Family
• Social
• Environment (материальное и сервисное окружение, аренда квартиры и т д; здесь же всё про планирование, тайм-менеджмент и организацию всего)
• Work
• Money (здесь же все legal активности/отношения, включая налоговую или переезд и получение ВНЖ)
• Personal Growth (всё осознанное/системное обучение, в т ч по работе)

В разные периоды жизни меняется приоритетность этих направлений, но Wellbeing всегда на 1-м месте: не будет здоровья — не будет ничего.

В соответствии с эти 8 пунктами у меня делятся папки в Google Drive, борды в Trello и Notion и закладки в браузере. С закладками в бразуере такое правило: в закладки идут только сервисы, а ссылки на статьи — в соответствующую борду в Notion.

Три экрана айфона тоже более-менее сгруппированы по этим 8 направлениям. Cмартфон сам по себе относится к Environment, но внутри него я постаралась как-то хотя бы символически укомплектовать активности.

Режим фокусирования

Следующий уровень деления — это деление на личное и рабочее время и сон, что соответствует трём предустановленным режимам фокусирования в айфоне. Я вообще очень уважительно отношусь к хорошему дизайну из коробки — не надо выёбываться и сочинять своё просто потому, что «а что они, умнее меня что ли?»

Режимы фокусирования в айфоне включаются вручную или автоматически по расписанию, у меня автоматически настроено так:

• Work: с 10 до 19 по будням, никаких всплывающих уведомлений и красных бэйджей на приложениях, даже если они были (они никуда не деваются, просто отключены в этом режиме), всё чисто. В этом режиме доступен только экран айфона Work / Money / Personal Growth (см. картинку выше).
• Do Not Disturb: с 21 до полуночи каждый день, уведомления отключены, доступны все экраны айфона. Для обоев в этом режиме фокусирования использую стандартную системную пару Earth с видом Земли из космоса, т е на чёрном фоне, что как бы автоматом намекает, что скоро баиньки. Людвиг Быстроновской в одном из видео цикла «Шторм» говорит, что не отвечает ни на какие сообщения по работе после 21, потому что «знает качество своих ответов после 21». Вооружилась этим чужим опытом.
• Sleep: с полуночи до 8 утра каждый день: все уведы и звонки отключены. Пара обоев та же, что и в режиме Do Not Disturb, только всё системно затемнено.
• нет фокусирования во всех остальных временных промежутках, включены все уведы и красные бирки, прокрастинируй сколько влезет.

Google Calendar

Дальне на режимы фокусирования у меня нанизан Google Calendar — это инструмент оперативного планирования, Trello больше идёт как бэклог и для планирования/дробления больших задач. Timestripe, как инструмент обратного планирования, хорошо заходит для расстановки приоритетов и рефлексии по этому поводу.

C календарём Google я работаю с десктопа в режиме просмотра одной недели, в айфоне только напоминания. Время в сетке выставлено по Алматы и по Москве. В Google-календаре есть системные слои и кастомные, у меня такие:

• Системный слой Tasks я планирую по технике Pomodoro, об этом подробнее ниже. Здесь отмечу, что поскольку меня тревожит красный цвет в календаре, у меня нет красных цветов для слоёв календаря, и красноватый цвет по умолчанию для слоя Tasks я поменяла на жёлтый.
• Системный слой Reminders: напоминания всегда настраиваю на целый день, тем более, что они так же вычёркиваются как Tasks, но висят при этом сверху, как Birthdays. В слое Reminders настроены ежемесячные напоминания записать счётчики, что-то оплатить или, например, раз в 3 месяца отправить самой себе sms на российскую sim, чтобы её не отключили за бездействие.
• Системный слой Birthdays тянется автоматически из контактов и, как и Reminders, тоже висит всегда сверху в календаре, только по умолчанию.
• Events & Meetings предназначен для шаринга и внешних встреч, туда же идут, например, сессии у психолога, но в целом это больше деловой календарь.
• Lifestyle тоже предназначен для шаринга — но среди друзей для совместных развлекательных мероприятий.
• Industry Events: это пошаренный для всех на чтение календарь. В 2014-2015 я делала его для мероприятий по рекламе и маркетингу в Москве, потом забросила, а теперь снова решила вести в связи с переездом в Алматы, чтобы сориентироваться в отрасли.
• Personal — мой фундаментальный календарь, чтобы не ёбнуться:

Календарь Personal

Утренняя рутина

• Измерить пульс (бесплатные приложения Cardiio, Welltory)
• Медитация [на намерение] (6-я медитация в бесплатном курсе Insight Timer для начинающих на русском языке, ничего религиозного, попробуйте пройти весь курс сначала)
• Зарядка
• Привести себя в порядок
• Завтрак
• Ритуал: кофе + полоска чёрного шоколада (не пристрастна ко всем видам курения, алкоголю и наркотикам, но нарушены отношения со сладким — дома не задерживаются конфеты и пр., и могу литрами вливать в себя латте, поэтому выделила время для ритуала, как мне посоветовала моя воронежская тренерша по ежегодному фитнес-чекапу; как в техниках для депрессивных состояний, если выделить в течение дня время на горевание, горевать как-то перестаёт хотеться, — так и со сладким)
• Mood check (через приложение Mood Meter)

Обед

На всех работах всю свою жизнь я уходила есть всегда строго в одно и то же время: первые годы в 12:00, последние лет 6 — в 13:00. Обед незыблем. На обед стоит будильник в айфоне под названием «война войной, а обед — по расписанию». Обед в рабочем аутлуке прописывается как повторяющаяся занятая встреча. Не будет обеда — будет гастрит, раздражение, выгорание и поджог офиса.

Здесь небольшое лирическое отступление: у меня issues с тревожностью —недостаточные для диагноза, но отравляющие жизнь. Системно это проявляется в куче стресса из ниоткуда и в том, что мотивация к действию у меня проявляется в виде контр-целей (от), а не целей (к), как вот, например, нежелание получить гастрит от пропуска обедов. О контр-целях я узнала из интервью Быстроновского, а из его видео цикла «Шторм» — о том, что ему диагностировали генерализованное тревожное расстройство, и только недавно сложила 2+2. Поэтому приходится жить и планировать жизнь исходя из этих особенностей. Утешаюсь тем, что выжили и эволюционировали тревожные обезьяны, а не бесстрашные.

Возвращаясь к обеду, есть два стула:

1. Выйти из офиса и пройтись до ближайшей столовой/кафе, что снизит уровень стресса, но обед будет более дорогим и хз чем по калорийности
2. Готовить себе еду в контейнерах и есть её на душной офисной кухне, что дешевле и позволяет точно рассчитывать калории

Когда работаю из дома, на обеде выхожу в магазин — даже если мне нужна максимум одна буханка хлеба, потому что дело не в буханке:

Вечерняя рутина

В Google-календаре вечерняя рутина начинается ежедневно с 23:15, и в это же время на айфон приходит автоматическая уведа от режима фокусирования Sleep, что он включится через 45 минут — а, значит, пора готовиться ко сну:

• Привести себя в порядок
• Mood check
• Отметить привычки в Way of life (мой выбор Way of life в качестве трекера привычек продиктован простотой интерфейса и возможностью добавлять заметку к ежедневному чекину привычки; одна из привычек у меня — «Благодарности», а в заметках к каждому чекину я веду т н дневник благодарности; помимо благодарностей, одновременно у меня трекается ещё не более двух привычек)

Перерывы

Они не очень жёсткие, добавлены больше для ориентирования и основаны на технике Pomodoro, когда после каждых 4 блоков работы по 25 минут нужно делать перерыв 15-30 минут. Иногда в зависимости от типа задач можно сделать перерыв и после 3*25 — это варьируется. Перерыв в первой половине дня короче, чем после обеда, т к силы к вечеру заканчиваются и нужно большее время для восстановления способности хорошо концентрироваться.

В целом я придерживаюсь принципа сначала планировать отдых, а потом работу, чтобы не выгореть и не потерять и здоровье, и работу.

Календарь Tasks, техника Pomodoro, заметки iCloud и экран айфона Work / Money / Personal Growth

Согласно технике Pomodoro, для каждой задачи ты отмечаешь только начало её выполнения и количество затраченных «помидорок» (полных интервалов по 25 минут). Соответственно, в Google Calendar слой Tasks тоже имеет только время начала, а не как с ивентами — и время начала, и время конца. После выполнения задачи к её заголовку я добавляю символы по методике Pomodoro — вот например мощнейший день с total underestimating:

Оценка в этих крестиках визуально помогает точнее планировать: квадратики — сколько должно было быть по плану, без квадратиков — сколько ещё понадобилось сверху. При планировании тасков я не ставлю символы в заголовок, т к по календарю и так видно время старта этой задачи и следующей, т е понятно время, отведённое на задачу.

Для трекинга «помидорок» я использую бесплатное приложение Be Focused. Слушать тиканье меня физически раздражает, поэтому без тиканья, но с включённым экраном айфона, чтобы был виден таймер.

Главный плюс Pomodoro Technique для меня — не только в том, чтобы, как говорится, «нАчать и кончить», а в том, что она уменьшает стресс от ощущения течения времени и всех проистекающих из этого тревожных мыслей:

The Pomodoro represents an abstraction of time, a box that can hold and limit becoming and on which time depends, in the end. It’s precisely by breaking and inverting our dependency on becoming that a different vision of time emerges. By measuring ourselves against a finite abstraction of time - the Pomodoro - we can succeed in breaking our direct dependency on the concept of becoming.

Specifically, the time-boxing concept together with the typical Pomodororian notion of time running backwards (from 25 minutes to 0) generate positive tension (eustress) which is capable of facilitating the decision-making process. In more general terms, this stimulates the vital contact you need to assert yourself and at the same time accomplish activities.

Каноничное использование техники Pomodoro предполагает планирование с утра, но мне тревожно ложиться спать без плана на завтра, поэтому регулярный Organizational pomodoro у меня запланирован на вечер. Кроме того, во время этого организационного pomodoro мне проще разбирать заметки за день, потому что я ещё хорошо помню, о чём они.

Заметки iCloud

Важный концепт техники Pomodoro — немедленное протоколирование пришедших на ум срочных действий в спектре от «заказать пиццу» до «поставить цель на 5 лет». Если ты внутри «помидорки», то надо немедленно высрать из себя эту навязчивую отвлекающую тебя мысль и продолжить работу. Типа записал — не забыл, успокоился и продолжил задачу. Потом привыкаешь всё записывать в заметки и вне «помидорок», очень удобно.

Несмотря на то, во что превратился теперь Артемий Лебедев, у него есть пара интересных наблюдений о делании заметок: «Устройство мозга: пасека мыслей» и «Устройство мозга. Сбой. Эффект ниппеля».

Для заметок в айфоне идеально подходят стандартные заметки, которые можно использовать и с десктопа в браузере. Я стараюсь не трогать смартфон, будучи внутри «помидорки», поэтому записываю заметки через Siri — голосовые помощники сейчас круто поумнели и хорошо различают даже смешанную (русский + английский) речь. Мне тревожит женский голос Siri, поэтому пользуюсь мужской версией.

Почитать какую-то статью в интернете я тоже отмечаю через заметки iCloud, а не через сервисы типа pocket или списки чтения в Chrome или закладки в браузере— всё это только плодит лишние сущности и не сделанные дела, а конкретно pocket я и вовсе уморилось разбирать и выпиливать из своей экосистемы, теперь на очереди Google Keep.

Единственная pinned заметка в iCloud — это текущий покупки в супермаркете.

Organizational pomodoro

Вот описание к этой повторяющейся таске в моём Google Calendar:

1. Отметить в выполненных Tasks кол-во затраченных Pomodoro, отредактировав заголовок добавлением символов: ⛝✖◯⛒

2. Разобрать новые заметки в iCloud (довести до нуля!): распределить пришедшие мысли в Tasks в Google Calendar, в Trello, в Notion, в дежурный список покупок (pinned note в заметках iCloud), в wishlist в Google Drive или в Instagram, или удалить

3. Запланировать время на новые Tasks в Google Calendar на следующий день

Я подумываю о том, чтобы всё-таки вести физический ежедневник по таскам, потому что каноничный вариант техники предполагает использование именно физического носителя:

What’s more, to mark the end of a Pomodoro or to eliminate a finished activity from the To Do Today Sheet, Pomodoro practitioners should use explicit gestures. For this reason it’s better if these aren’t automated.

Рабочий экран айфона

Вот скриншот не в режиме фокусировки Work, поэтому видны красные бирки увед на приложениях:

Верхний правый угол у меня отведён под технику Pomodoro. Мне удобно иметь перед глазами календарь, для этого я использую стандартный виджет календаря в iPhone (квадратик слева вверху), а горизонтальный виджет — это уже от Google.

Под календарём в первой папке у меня сложено всё, что относится к направлению Money. Личные финансы я веду тупо в табличке в google sheets — сделала её ещё много лет назад, предпочтя простую табличку любым специальным аппкам, и вот что гласит по этому поводу инструкция Pomodoro:

1. Always remember that using technology means an increase in complexity due to the relative learning curve, and less flexibility as compared to paper, pencil, and eraser.
2. Keep Tracking at the lowest possible level of complexity (even delegating small tasks to Recording). Choose simple tools for this activity: using paper, pencil and eraser serves as a useful mental exercise.
3. Keep recording simple by using the tools best suited to the complexity you have to manage. Before turning to a spreadsheet or a database, see if there’s a more effective way to do Recording with paper, pencil, and eraser. Before using ad hoc software, see if there’s a more effective way to do Recording with a spreadsheet or a database.
4. If Processing and Visualizing become difficult, complex, and repetitive, you first have to ask yourself if all the metrics you’re observing are really necessary. If so, you should consider using spreadsheets, a database, or an ad hoc software program. A simple excel sheet can readily handle operations such as: reclassifying activities by type, filtering activities by word, grouping and applying calculations to selected activities.
5. Imagination is the most powerful tool for preventing complexity from growing.

Чтобы вывести в айфоне на экран ярлык на конкретную табличку в google sheets, чтобы она открывалась сразу в приложении, нужно воспользоваться Shortcuts. Скопируйте ссылку на табличку и через action «open url» вставьте эту ссылку, чтобы получилось так:

И потом пошарьте полученный шоркат на home screen, вуаля. Вообще, механизм Shortcuts у Apple — это вот ровно то самое модное нынче no code, но с вайбами Livejournal CSS.

Экран Family / Social / Environment

Как и на рабочем экране, виджеты здесь я использую не только для непосредственно для информирования, но и как разделители.

MyHeritage — единственное приложение, относящееся к категории Family, это бесплатный конструктор семейного дерева, есть десктопная версия — я делала всё через неё.

Остальные папки в левом верхнем углу относятся к Social-активностям; вторым экранами у Instagram и видео-приложений идут приложения-редакторы.

Справа вверху у меня виджет «Стих дня» приложения «Библия» — абсолютно угарная штука, добавляющая хтони к окружающей действительности, иногда даже просто эпилептичным дизайном виджета. В целом ничего токсичного (что обычно свойственно библейским цитатам) там не бывает, т к это редакторская рубрика с поддерживающими / мотивирующими цитатами. Мне нравится этот виджет как исследование религиозного культурного слоя человечества, а не из стремления придерживаться какого-то религиозного культа.

Дальше виджет с экранным временем, чтоб мне было стыдно :-D

Environment

После экранного времени — всё, что относится напрямую к Environment, большей частью через шорткаты с выбором из меню — как бы папки в папке. Папки собраны по теме, а внутри папок шорткаты сгруппированы по функции. Например, в один шорткат собраны все приложения такси, так же для доставки еды, рецептов и т д. Шорткат по планированию путешествий — меню из приложений + ссылки на страницы с коллекциями в картах Яндекса и Google.

Плюсы группировок приложений через шорткат-меню в том, что избавляешься от всратых иконок приложений, особенно новогодних их версий, и от другого непрошенного маркетинга — например, приложение «Билайна» называется «Мой Beeline», мне такое вовлечение ни к чему. Иногда я просто вообще не помню, как называется нужное приложение, потому что в шорткате у меня к нему написан понятный мне анкор. Некоторые издатели называют iOS приложения настолько длинно, что они обрезаются на домашнем экране — как, например, приложения госуслуг Москвы или DW Learn German; шорткаты справляются и с этим.

«Асхана» дословно с казахского — «дом еды», что коррелирует с папкой «Дом быта». У меня английский интерфейс в айфоне, но какое слово короче и точнее вне зависимости от языка, то и использую.

YouTube у меня переехал в папку новостей из-за качества моих подписок, таким образом в папке новостей 3 ярлыка по функции: читать, смотреть и слушать. Для шортката по чтению новостей использовала символ RSS, т к у меня действительно настроены RSS-ленты в приложении feedly, но читаю я их больше с десктопа. По-хорошему, telegram из-за каналов тоже бы надо отнести к новостям, но я пользуюсь системой Лары Симоновой, так что для меня телеграм в первую очередь мессенджер.

Экран Wellbeing / Spiritual life

Это relax-экран, излучающий спокойствие и удовольствие от жизни, больше особо сказать про него нечего.

Левый sidebar

Организован по принципу «посмотреть в окно, какая там погода» — кроме курсов валют, всё там относится измерению окружающей среды, актуальному для Алматы. Кстати, квадратный виджет курсов валют кастомизируется — можно сделать текст в нём поменьше, чтобы уменьшалось побольше.

Резюме

Глобально ещё много лет назад я решила, что мне нужно создать какую-то систему в жизни, которая бы вывозила меня в старости и в тяжёлые моменты, когда нет сил тащить всё на силе воле и хочется, чтобы кто-нибудь просто дал список дел и всё. Отчасти моё стремление к организованности помогло мне переехать в другую страну.

После того, как я освоила Notion и технику Pomodoro и доработала связку со всем остальным, появилось ощущение целостности конструкции — или, выражаясь в терминах человека тревожного и контр-целей, ушло ощущение «МОЯ ЖИЗНЬ — ХАОС, ХАОС!»

Также я понимаю, что можно много почитать теорию про всякие техники тайм-менеджмента и способы организации жизни, но их сложно внедрять, т к нет под рукой чужого реального опыта применения, «кейса», а лучше нескольких — и я просила друзей поделиться своими экранами, что позволило создать наилучшую конструкцию для себя, результатом чего и делюсь с вами.